DOKUMENTY

Dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego wraz z danymi stron powinny być dostarczone do Kancelarii z odpowiednim wyprzedzeniem przed ustalonym terminem dokonania czynności notarialnej umożliwiającym jej prawidłowe przygotowanie.

W przypadku gdy dokumenty zostały dostarczone w kopiach bądź wersji elektronicznej, ich oryginały powinny zostać okazane notariuszowi podczas dokonywania czynności.

Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności, na podstawie prawem przewidzianych dokumentów: dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu.

Niezbędnymi danymi stron do sporządzenia aktu notarialnego są:
• w przypadku osób fizycznych: imiona, nazwiska, imiona rodziców, numery i terminy ważności dokumentów tożsamości, PESEL, stan cywilny, adres zamieszkania z kodem pocztowym;
• w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą również NIP i REGON;
• w przypadku osób prawnych: pełna nazwa z danymi przedstawicieli jak wyżej;
• numery: KRS, REGON, NIP, adres siedziby z kodem pocztowym.

Poniżej przedstawiamy listę podstawowych dokumentów niezbędnych dla dokonania poszczególnych czynności notarialnych.

Listy te mają charakter przykładowy wobec czego przed planowaną czynnością zapraszamy do kontaktu z Kancelarią podczas którego wskażemy Państwu dokumenty potrzebne w konkretnej sprawie.

Umowa darowizny lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość:

  1. podstawa nabycia – dokument, który stanowi tytuł prawny, np. wypis aktu notarialnego, wypis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
  2. numer księgi wieczystej,
  3. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego stron, potwierdzające pokrewieństwo bądź powinowactwo stron umowy (np. odpis skrócony aktu małżeństwa lub urodzenia Obdarowanego),
  4. jeśli prawo zostało nabyte w drodze dziedziczenia (ze spadku) lub na podstawie darowizny dokonanej po 1 stycznia 2007 roku – zaświadczenie z urzędu skarbowego (właściwego ze względu na miejsce położenia lokalu) o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn.

Umowa darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  1. podstawa nabycia – dokument, który stanowi tytuł prawny, np. wypis aktu notarialnego, wypis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia, przydział,
  2. zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, stwierdzające komu przysługuje prawo, zawierające dodatkowo informacje o lokalu (powierzchnia, położenie, itp.),
  3. numer księgi wieczystej – jeśli jest prowadzona dla tego prawa,
  4. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego stron, potwierdzające pokrewieństwo bądź powinowactwo stron umowy (np. odpis skrócony aktu małżeństwa lub urodzenia Obdarowanego),
  5. jeśli prawo zostało nabyte w drodze dziedziczenia (ze spadku) lub na podstawie darowizny dokonanej po 1 stycznia 2007 roku – zaświadczenie z urzędu skarbowego (właściwego ze względu na miejsce położenia lokalu) o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn.

Umowa darowizny działki gruntu:

  1. podstawa nabycia – dokument, który stanowi tytuł prawny, np. wypis aktu notarialnego, wypis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
  2. numer księgi wieczystej,
  3. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego stron, potwierdzające pokrewieństwo bądź powinowactwo stron umowy (np. odpis skrócony aktu małżeństwa lub urodzenia Obdarowanego),
  4. wypis z rejestru gruntów,
  5. wyrys z mapy ewidencyjnej (jeśli dla działki będzie zakładana nowa księga wieczysta),
  6. wypis z rejestru budynków (jeśli działka jest zabudowana),
  7. wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku,
  8. zaświadczenie, iż działka nie jest objęta planem urządzania lasu ani decyzją starosty określającą zadania gospodarki leśnej, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach,
  9. jeśli nieruchomość została nabyta w drodze dziedziczenia (ze spadku) lub na podstawie darowizny dokonanej po 1 stycznia 2007 roku – zaświadczenie z urzędu skarbowego (właściwego ze względu na miejsce położenia nieruchomości) o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn.
  1. odpis skrócony aktu zgonu Spadkodawcy,
  2. zaświadczenie o numerze PESEL Spadkodawcy,
  3. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego Spadkobierców (odpis skrócony aktu małżeństwa pozostającego przy życiu małżonka Spadkodawcy) oraz odpisy skrócone aktów urodzenia lub odpisy skrócone aktów małżeństwa (w szczególności, jeśli kobieta zawarła związek małżeński i zmieniła nazwisko), ewentualnie odpisy aktów zgonu nieżyjących spadkobierców,
  4. testament, jeśli został sporządzony – wypis aktu notarialnego lub testament własnoręczny. Konieczne jest osobiste stawiennictwo wszystkich osób wchodzących w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi.

Umowa sprzedaży lokalu mieszkalnego:

  1. podstawa nabycia – dokument, który stanowi tytuł prawny, np. wypis aktu notarialnego, wypis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
  2. numer księgi wieczystej,
  3.  jeśli prawo zostało nabyte w drodze dziedziczenia (ze spadku) lub na podstawie darowizny dokonanej po 1 stycznia 2007 roku – zaświadczenie z urzędu skarbowego (właściwego ze względu na miejsce położenia lokalu) o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn,
  4. zaświadczenie o braku zaległości w opłatach związanych z eksploatacją lokalu,
  5.  zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
  6.  jeśli lokal jest obciążony hipoteką – oświadczenie wierzyciela hipotecznego (np. Banku) wyrażające zgodę na wykreślenie hipoteki lub o aktualnej wysokości zadłużenia i warunkach zwolnienia zabezpieczenia hipotecznego w przypadku całkowitej spłaty wierzytelności,
  7. jeśli strona umowy pozostaje w związku małżeńskim, w którym obowiązuje umowny ustrój majątkowy (np. rozdzielność majątkowa) – wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę majątkową małżeńską,
  8. na życzenie Stron, w szczególności jeśli Sprzedający prowadzi działalność gospodarczą – zaświadczenia z US i z ZUS oraz z Urzędu Gminy potwierdzające, że wszystkie podatki i opłaty zostały uregulowane.

Umowa sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa od lokalu:

  1. podstawa nabycia – dokument, który stanowi tytuł prawny, np. wypis aktu notarialnego, wypis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
  2. zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, stwierdzające komu przysługuje prawo, zawierające dodatkowo informacje o lokalu (powierzchnia, położenie, itp.) oraz informację o braku zaległości w opłatach związanych z eksploatacją lokalu,
  3. numer księgi wieczystej – jeśli jest prowadzona dla tego prawa,
  4. jeśli prawo zostało nabyte w drodze dziedziczenia (ze spadku) lub na podstawie darowizny dokonanej po 1 stycznia 2007 roku – zaświadczenie z urzędu skarbowego (właściwego ze względu na miejsce położenia lokalu) o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn,
  5. zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu,
  6. jeśli lokal jest obciążony hipoteką – oświadczenie wierzyciela hipotecznego (np. Banku) wyrażające zgodę na wykreślenie hipoteki lub o aktualnej wysokości zadłużenia i warunkach zwolnienia zabezpieczenia hipotecznego w przypadku całkowitej spłaty wierzytelności,
  7. jeśli strona umowy pozostaje w związku małżeńskim, w którym obowiązuje umowny ustrój majątkowy (np. rozdzielność majątkowa) – wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę majątkową małżeńską,
  8. na życzenie Stron, w szczególności jeśli Sprzedający prowadzi działalność gospodarczą – zaświadczenia z US i z ZUS oraz z Urzędu Gminy potwierdzające, że wszystkie podatki i opłaty zostały uregulowane.

Umowa sprzedaży działki gruntu:

  1. podstawa nabycia – dokument, który stanowi tytuł prawny, np. wypis aktu notarialnego, wypis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
  2. numer księgi wieczystej,
  3. wypis z rejestru gruntów,
  4. wyrys z mapy ewidencyjnej (jeśli dla działki będzie zakładana nowa księga wieczysta),
  5. wypis z rejestru budynków (jeśli działka jest zabudowana),
  6. wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku,
  7. zaświadczenie, iż działka nie jest objęta planem urządzania lasu ani decyzją starosty określającą zadania gospodarki leśnej, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach,
  8. jeśli nieruchomość została nabyta w drodze dziedziczenia (ze spadku) lub na podstawie darowizny dokonanej po 1 stycznia 2007 roku – zaświadczenie z urzędu skarbowego (właściwego ze względu na miejsce położenia nieruchomości) o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn,
  9. jeśli nieruchomość jest zabudowana zaświadczenie o braku osób zameldowanych w budynku,
  10. jeśli nieruchomość jest obciążona hipoteką – oświadczenie wierzyciela hipotecznego (np. Banku) wyrażające zgodę na wykreślenie hipoteki lub o aktualnej wysokości zadłużenia i warunkach zwolnienia zabezpieczenia hipotecznego w przypadku całkowitej spłaty wierzytelności,
  11. jeśli strona umowy pozostaje w związku małżeńskim, w którym obowiązuje umowny ustrój majątkowy (np. rozdzielność majątkowa) – wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę majątkową małżeńską,
  12. na życzenie Stron, w szczególności jeśli Sprzedający prowadzi działalność gospodarczą – zaświadczenia z US i z ZUS oraz z Urzędu Gminy potwierdzające, że wszystkie podatki i opłaty zostały uregulowane.
  1. dane z dowodu osobistego Mocodawcy,
  2. dane z dowodu osobistego Pełnomocnika lub Pełnomocników,
  3. zakres umocowania – należy wskazać przy jakich czynnościach ma działać Pełnomocnik (np. sprzedaż, darowizna),
  4. numer księgi wieczystej, jeśli Pełnomocnik ma działać przy czynnościach dotyczących nieruchomości.
  1.  dane z dowodów osobistych małżonków (ewentualnie przyszłych małżonków),
  2. odpis skrócony aktu małżeństwa (jeśli małżeństwo zostało zawarte),
  3.  informacja o dotychczasowym ustroju majątkowym w przypadku zawarcia małżeństwa.
  1. dane Testatora (tj. osoby, która chce sporządzić testament) – imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer dokumentu tożsamości wraz z datą ważności, PESEL, określenie stanu cywilnego, adres zamieszkania,
  2. dane Spadkobiercy: imiona, nazwiska, imiona rodziców, adres zamieszkania, PESEL.
Jeśli testament ma zawierać zapis windykacyjny dodatkowo:
  1. numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości, lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  2. podstawa nabycia, tj. dokument, który stanowi tytuł prawny, np. wypis aktu notarialnego,
  3. jeśli przedmiotem zapisu ma być spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, stwierdzające komu przysługuje prawo, zawierające dodatkowo informacje o lokalu (powierzchnia, położenie, itp.).

Założenie Spółki:

  1. dane Wspólników,
  2. określenie formy prawnej (np. spółka jawna, partnerska, komandytowa, z ograniczoną odpowiedzialnością),
  3. firma Spółki,
  4. siedziba Spółki (miejscowość),
  5. czas trwania Spółki (okres, na jaki spółka została zawiązana), jeśli jest oznaczony,
  6. przedmiot działalności Spółki (poprzez wskazanie numerów PKD).
W zależności od wyboru formy prawnej, konieczne będą jeszcze inne dane dotyczące, np. wysokość kapitału zakładowego, liczba udziałów oraz ich wartość nominalna, sposób pokrycia kapitału (gotówka czy aport).

Zbycie udziałów w spółce:

  1. odpis KRS spółki,
  2. umowa spółki (tekst jednolity),
  3. jeśli są wymagane – zgoda wspólników/zarządu.

Protokół zgromadzenia wspólników:

  1. odpis KRS spółki,
  2. umowa spółki (tekst jednolity),
  3. projekty uchwał,
  4. aktualna lista wspólników,
  5. wskazanie czy Zgromadzenie Wspólników zostało zwołane w sposób formalny.